Município: Americana/SP
Tema: 03 - Gestão de Pessoas, do Trabalho e Educação Permanente (EP)
Autor(es)
valeska dalanezi paulino leite
Aline Marcelino SIlvestre
Ana Rúbia Soares de Andrade
Luciara Irene De Nadai Dias
Lilian Franco de Godoi Santos
Fábio Correa Bartolomeu Joner
Danilo Carvalho Oliveira
Apresentação/
Introdução:
Apresentação/Introdução:
Nossa experiência teve início em fevereiro de 2023, ambientalizado no Núcleo de Especialidades de Americana/SP e decorre em utilização até o presente momento. As ferramentas do Lean Healthcare selecionadas para a experiência foram elencadas em momentos plurais e em condições de primazia multiprofissional. A gênese do processo contou com a 5S (Housekeeping) para organização geral da unidade de saúde, seguido por Ciclos de PDCA, Diagrama de Ishikawa e Diagrama de espaguete na tomada de decisões e resoluções de problemas imediatos, paralelo iniciamos a Padronização de processos por meio de elaboração ou registro de normas e rotinas pré-existentes e novas. Na instauração desses instrumentos observamos a necessidade da inserção de Mapeamento de fluxo de valor (VSM) para análise da espera por atendimento, sendo esse tópico principal e gatilhos para várias ações tomadas frente a utilização do PDCA, Diagrama de Ishikawa e Diagrama de espaguete. No decorrer do tempo e no conforto da utilização destas ferramentas como rotina pela equipe, despertou-se a necessidade de aglutinar outras ferramentas inseridas na Gestão visual como o Quadro de planejamento semanal para o controle e multiplicação da informação do mapa de salas e a adoção de Kanban e Quadro de controle de ordem de serviço em alguns processos de escalas assistenciais, manutenção de organização ambiental e reparos técnicos, avaliação de processos de melhoria, prazos de documentos e rotinas administrativas.
Objetivos
Demonstrar a inserção da Metodologia Lean Healthcare e o uso de suas ferramentas na reformulação de manejo administrativo no Centro Ambulatorial Municipal de Atenção Secundária do SUS, denominado Núcleo de Especialidades de Americana/SP, na promoção de melhorias contínuas e resolução de problemáticas de forma enxuta e eficaz. Objetivos secundários: • Construir a possibilidade de replicar o desenho de processo em outras unidades de Saúde secundárias municipais; • Multiplicar a vivência em Saúde Pública da Metodologia Lean Healthcare.
Metodologia
Trata-se de uma reformulação de manejo administrativo Núcleo de Especialidades/Atenção Secundária do Município de Americana/SP com cerca de 242 mil/habitantes iniciada em fevereiro de 2023. A fim de traçar o macrossistema do processo desde o início, optamos por realizar reuniões de equipe (reuniões no ‘gemba’) em um primeiro momento, com todas as equipes de forma fragmentada, para transparecer as problemáticas da base do atendimento. Deste modo, o primeiro passo para construir um processo chave, foi a identificação de falhas e de desperdícios explícitos para avançar na busca de valor nos processos pré-existentes. O reflexo geral destas reuniões aflorou necessidades corretivas urgentes para a efetiva sobrevivência destes setores, com a necessidade de inserção de processos robustos e integrados entre unidades e programas existentes, para a promoção da melhoria contínua. A partir dos apontamentos as atividades desenvolvidas no Núcleo de Especialidades de Americana foram embasadas em ferramentas contidas na Metodologia Lean Healthcare e na Gestão Humanizada, sendo absorvidas aquelas que apontaram pertinência de resultados de curto, médio e longo prazo de retorno dos resultados esperados. São elas: • 5 S (Housekeeping); • Gestão visual (Kanban, quadro de planejamento semanal e quadro de controle de ordens de serviço); • Ciclo PDCA; • Padronização de processo; • Mapeamento de fluxo de valor (VSM); • Diagrama de Ishikawa; • Diagrama de Espaguete.
Resultados
Curto prazo 5S (Housekeeping) Pautado nesta ferramenta otimizamos e reorganizamos a unidade. GESTÃO VISUAL Dentro da gestão à vista utilizamos 3 (três) ferramentas: Quadro de planejamento semanal (Resultando: Visualização geral do panorama de utilização de salas de atendimento; Contribuição na gestão de tempo: menor número de interrupções da assessoria administrativa para questionamentos pertinentes a disponibilidade de salas já realizadas; Facilidade de localizar os profissionais em atendimento). Kanban (Difundimos essa utilização em alguns setores internos, para contribuir na monitorização das atividades) e Quadro de controle de ordem de serviços. Médio e longo prazo CICLO PDCA – Na correção de problemáticas habituais como: Overbooking de agenda e reclamação de espera; Delay entre ECG atendimento médico; Exames de Mapa e Holter não sendo realizados; Profissionais multidisciplinares sem alocação de salas e ausência de gestão visual de mapa de salas; Área externa com árvore frutífera sem uso; Adaptação de pequenos nichos de paisagismo esparsos. PADRONIZAÇÃO DE PROCESSO- Nos primeiros 8 meses da implementação da metodologia foram adequados e estratificação de forma escrita as Normas e Rotinas/POP’s dos seguintes departamentos internos: Enfermagem; Curativo e ostomias; Serviço de Higiene; Acupuntura; Serviço de Assistência Social; Recepção. MAPEAMENTO DE FLUXO DE VALOR (VSM) – Amenização de filas de espera.
Conclusões
Tendo em mente que a melhoria é contínua deve ser uma ação permanente, o que apresentamos neste trabalho é somente o início do que pode ser realizado entre uma efetiva parceria da gestão e colaboradores. Conseguimos vislumbrar: Um modelo atual de trabalho com direcionamento administrativo na filosofia Lean Healthcare e descentralizado; Integração de processos e fluxos de trabalho compartilhado; Facilitadores para todas as ações e programas de saúde desenvolvidos; Processos de trabalhos eficazes, os fluxos são direcionados aos colaboradores com capacidade técnica e responsabilidade da função de contratação; Normas e Rotinas, Procedimentos Operacionais (POP) e processos de trabalho estruturados e escritos em documentação formal de forma contínua; Valorização profissional; Iniciativas de sustentabilidade; Otimização e gestão visual de salas disponíveis; Gestão visual das salas compartilhada. A adaptação dos princípios de Lean para o contexto ambulatorial da saúde pública municipal é uma solução possível e assertiva no que se refere a geração de respostas para problemas rotineiros existentes para um Centro de Especialidades.
Palavras-chave
Gestão, Lean Healthcare, ferramenta adminstrativa